Der kan kun foretages en ændring af selskabsnavnet, hvis der samtidig foretages en ændring af selskabets vedtægter. Vedtægter i et selskab er selskabets regler for, hvad der skal gøre sig gældende internt i selskabet. Selskabets vedtægter skal indeholde en række bestemmelser og lovpligtige oplysninger, heriblandt selskabets navn og vedtægter er offentlige.

Derfor skal der afholdes en generalforsamling for selskabets ejere, hvor ændringen af selskabsnavnet besluttes, og ændringer i vedtægterne vedtages. Der udarbejdes et beslutningsreferat, som bl.a. dokumenterer beslutningerne om ændringer i selskabet. En beslutning i en generalforsamling er derfor ikke gyldig før det fremgår i et beslutningsreferat og er underskrevethvorefter det skal registreres hos Erhvervsstyrelsen.

Hvis der er enighed om det nye selskabsnavn, er det dog ikke nødvendigt at afholde en fysisk generalforsamling. I dette tilfælde kan selskabets ejere nøjes med at afholde en såkaldt ’skrivebordsgeneralforsamling’, hvilket betyder, at ejerne kan holde en skriftlig generalforsamling. Hvis der på den anden side er uenighed om det nye selskabsnavn, anbefales det, at afholde en fysisk generalforsamling til drøftelse af dette.